El Decreto Ejecutivo No. 981 (Registro Oficial, febrero 14, 2020) dispone: “Las autoridades, funcionarios y servidores públicos que en el ejercicio de sus funciones suscriban documentos, deberán contar obligatoriamente, a su costo, con un certificado de firma electrónica”. 

Al respecto, el Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información (MINTEL) insta a todos los funcionarios públicos a que obtengan su certificado de Firma Electrónica.

 El MINTEL fijó las directrices para quien accede a un certificado de firma electrónica:

  • Las entidades de la Función Ejecutiva adecuarán sus procedimientos y sistemas informáticos.
  • El MINTEL pone a disposición de las entidades, la aplicación FirmaECy el código fuente para que las instituciones adapten sus procedimientos y sistemas informáticos.
  • El sistema oficial para validación de documentos firmados electrónicamente será el provisto por el MINTEL. Se denomina FirmaEC.

La Firma Electrónica se usa para referirse a un proceso que requiere de un certificado digital y un aplicativo FirmaEC (software oficial) que permite firmar documentos electrónicamente.

El certificado digital lo emiten las entidades de certificación de información autorizadas por la Agencia de Regulación y Control de las Telecomunicaciones (Arcotel). 

El aplicativo FirmaEc es un sistema del MINTEL para firmar y validar documentos de forma electrónica, que a su vez, garantiza la validez legal de los actos administrativos, reduce el uso de papel, mejora la eficiencia de los procesos institucionales e impulsa la tramitología digital. 

Desde que se lanzó este servicio en junio de 2018 hasta abril del 2020, el sistema FirmaEC ha sido utilizado por alrededor de 32 mil funcionarios y ha procesado alrededor de 12 millones de firmas en diferentes sistemas tales como: Quipux y Gob.ec (MINTEL), Revit Defunciones (Registro Civil), SINE (Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos), Viajes al Exterior (Presidencia de la República), Chasqui (FFAA), entre otros.

En lo que va del año, FirmaEC ha realizado 2 millones de firmas electrónicas en el sistema de Gestión Documental QUIPUX, lo que ha generado al Estado un ahorro aproximado de $5 millones de dólares solo por concepto de impresión de documentos. 

El Gobierno, a través del MINTEL, trabaja para dotar a los funcionarios de herramientas tecnológicas que ahorren tiempo al realizar transacciones sin tener que desplazarse ni hacer filas. De esta forma los trámites se agilitan, aumenta la transparencia, se reduce el impacto ambiental y se impulsa el teletrabajo.